O tym, że zaangażowanie wolontariuszy przynosi organizacji wiele korzyści wspominaliśmy już wielokrotnie. Są nie tylko ogromnym wsparciem w bieżących działaniach ale i wielokrotnie wnoszą wiele świetnych pomysłów i promują organizację na zewnątrz. Jak przygotować się do współpracy z nimi? Poniżej kilka wskazówek.
1. Rozeznaj potrzeby i możliwości Twojej organizacji
Na spotkaniu zespołu zastanówcie się wspólnie, do jakich działań w Waszej organizacji można zaangażować wolontariuszy – ile osób potrzebujecie, jak często powinny się angażować, jakie kompetencje powinny mieć. Ważne jest także, byście określili, co daje wolontariuszom współpraca z Waszą organizacją – np. jakie kompetencje mogą u Was zdobyć, czy dostaną szansę na rozwój pasji, które doświadczenia będą mogli wykorzystać w życiu zawodowym. Nie zapomnijcie o korzyściach materialnych – często wolontariuszy cieszą drobne gadżety, dzięki którym łatwiej im identyfikować się z organizacją.
2. Wyznacz osobę odpowiedzialną za współpracę z wolontariuszami
Wolontariusz w organizacji zazwyczaj współpracuje z wieloma osobami. Ważne jednak, by osobą odpowiedzialną za jego działania była jedna osoba – najczęściej nazywana „koordynatorem wolontariatu”. Zajmuje się rekrutacją, formalnościami, komunikacją i ewaluacją działań wolontariuszy. Dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie koordynatora spośród osób, które mają za sobą wolontariackie doświadczenia – dzięki temu łatwiej będzie im zrozumieć różne dylematy i wątpliwości wolontariuszy.
W Regionalnym Centrum Wolontariatu często organizujemy szkolenia i spotkania dla koordynatorów wolontariatu – skorzystać z nich mogą wszyscy zainteresowani.
3. Rekrutuj wolontariuszy
Przygotujcie treść ogłoszenia, w którym opiszecie kogo i do jakich działań chcielibyście zaangażować. Opiszcie wymagania stawiane kandydatom, przybliżony czas ich działań. Komunikaty o rekrutacji możecie zamieścić na stronie internetowej, w różnych portalach internetowych czy w kanałach social media. Warto kontaktować się z także z miejscami/instytucjami, w których przebywają potencjalni wolontariusze. Pamiętajcie, by w ogłoszeniach zaznaczyć, w jakiś sposób mają z Wami kontaktować się wolontariusze. Starajcie się odpowiadać na wszystkie zgłoszenia – nawet wtedy, gdy osoba zainteresowana nie spełnia Waszych oczekiwań.
4. Wprowadź wolontariuszy do organizacji
Wolontariusze rozpoczynający działania w organizacji wymagają takiej samej uwagi, jak nowo zaangażowani pracownicy. Zorganizuje dla nich spotkanie, zapoznajcie z zespołem organizacji, pokażcie miejsce pracy. W dalszej kolejności dokładnie opiszcie im Wasze działania, przedstawcie zakres obowiązków. Jeśli na początku poświęcicie dużo czasu na dokładne wprowadzenia wolontariusza do organizacji – w dalszych etapach współpracy będzie działał pewnie i samodzielnie. Poza tym – łatwiej będzie mu poczuć się „częścią” zespołu.
5. Koordynuj działania
Podczas współpracy z wolontariuszami, ważne jest, by na bieżąco koordynować ich działania – regularnie konsultować z nimi powierzone obowiązki, konsultować proponowane rozwiązania. Dobrym rozwiązaniem jest organizowanie regularnych spotkań, na których można omawiać bieżące działania, rozwiązywać wszelkie problemy. Jest to też dobry czas na to, by omawiać efekty współpracy – warto wskazać wolontariuszom, co dzięki nim zmieniło się w organizacji, jak przyczynili się do osiągania wytyczonych celów.
Wolontariusze dobrze czują się w organizacjach, które nie tylko traktują ich jak „siłę roboczą”, ale też włączają w większość swoich decyzji i działań – konsultują z nimi pomysły, pytają o opinie, zapraszają na ważne wydarzenia. W bieżącej współpracy warto pamiętać tez o nagradzaniu wolontariuszy – publiczne podziękowania czy pochwały, certyfikaty czy drobne gadżety nie tylko przywiązują wolontariuszy do organizacji ale także wpływają na ich dobre samopoczucie.
6. Podsumuj i zakończ współpracę
Jeśli któryś z wolontariuszy postanowi odejść z organizacji – ma do tego prawo. Ważne jest, by wtedy podsumować z nim jego działania, dopytać o jego opinię o wolontariacie i wskazówki na przyszłość. Świetnym gestem jest wręczenie podziękowania/certyfikatu poświadczającego odbycie wolontariatu – w nim możemy opisać działania wolontariusza, wystawić rekomendacje. Warto zatrzymać dane kontaktowe – może w przyszłości wolontariusz włączy się jeszcze w wydarzenia akcyjne.
Wolontariusze to najlepsza wizytówka organizacji! Warto inwestować czas w dopracowanie najmniejszych szczegółów współpracy z nimi. To ich opinia zadecyduje o tym, czy do naszego zespołu dołączą kolejne osoby.
Szczegółowe informacje dotyczące współpracy z wolontariuszami w organizacji można poznać w przewodniku, przygotowanym przez Pracownię Badań i Innowacji Społecznych „Stocznia” z Warszawy.
Zapraszamy też na nasze spotkania, szkolenia i doradztwo dla koordynatorów wolontariatu